11 نصيحة لتنظيم مكتبك كالمحترفين

المصدر: https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-organize-your-desk

إنّ الحفاظ على مساحة عمل منظمة ليس مجرد مظهر، بل يُحسّن إنتاجيتك ويُمكّنك من التركيز على أولوياتك اليومية. في هذه المقالة، نناقش أهمية وجود مكتب مُنظّم، ونُقدّم 11 نصيحة سهلة لمساعدتك على تنظيم مكتبك اليوم.

إليك بعض الطرق البسيطة التي يمكنك من خلالها تنظيم مكتبك وزيادة كفاءتك:

أزل كل شيء من سطح المكتب ونظّفه جيداً. امسح الغبار عن جهاز الكمبيوتر، وامسح لوحة المفاتيح. لاحظ شعورك بأنك تبدأ العمل من الصفر.

يجب أن يبقى جهاز الكمبيوتر والهاتف، ولكن هل تحتاج حقًا إلى علبة مشابك الورق وكوب به ثلاثون قلمًا؟ قسّم أدوات مكتبك إلى مجموعتين: أدوات تريد الاحتفاظ بها، وأدوات تريد التخلص منها أو إهدائها. فكّر في نقل الأدوات التي لا تستخدمها يوميًا إلى درج المكتب. خصص سطح مكتبك للأدوات الضرورية التي تحتاجها يوميًا.

خصّص مكاناً لكلّ أداة ضرورية على سطح مكتبك، وتأكد من إعادة كلّ أداة إلى مكانها في نهاية اليوم. كما يُنصح بتخصيص مساحة فارغة لمراجعة الأوراق وتدوين الملاحظات.

إذا كان سطح مكتبك هو المساحة الوحيدة المتاحة لديك لحفظ أدوات المكتب، فقد ترغب في التفكير في الحصول على مساحة تخزين إضافية. تُعدّ الملفات التي تستخدمها مرة واحدة أسبوعيًا أمثلة جيدة على العناصر التي يُمكن نقلها إلى خزانة ملفات. يُمكن وضع سماعات الرأس والشواحن والكتب المرجعية على رف قريب. كما تُعدّ لوحة الإعلانات مكانًا مثاليًا للملاحظات اللاصقة والتذكيرات المهمة. تُوفّر مساحات التخزين المنظمة الوقت بكفاءة، تمامًا مثل مكتبك المرتب.

لا تدع أسلاك أجهزتك الإلكترونية تعيق حركتك، حرفيًا. فإذا كانت متشابكة تحت مكتبك، فقد تتسبب في تعثرك أو تجعل الجلوس عليه غير مريح. استثمر في أدوات لتنظيم هذه الأسلاك وإخفائها لتتمكن من التركيز على أولوياتك.

تساعدك علبة البريد الوارد/الصادر البسيطة على متابعة المواعيد النهائية الجديدة والقادمة، بالإضافة إلى تتبع ما أنجزته. يفصل البريد الوارد الطلبات الجديدة عن أي مستندات موجودة على سطح المكتب. تأكد فقط من مراجعة بريدك الوارد في نهاية كل يوم حتى لا تفوتك أي طلبات عاجلة في اللحظات الأخيرة.

يجب أن تقتصر الأوراق الموجودة على سطح مكتبك على تلك المتعلقة بالمشاريع والأنشطة الجارية. قسّمها إلى أوراق مهمة وعاجلة، وأخرى عاجلة ولكنها ليست بالضرورة مهمة، وثالثة مهمة ولكنها ليست بالضرورة عاجلة، ورابعة غير عاجلة وغير مهمة. يمكن نقل أي شيء غير عاجل إلى درج أو خزانة ملفات أو رف.

حتى لو كانت المساحة محدودة، تأكد من حجز مكان لالتقاط صورة عائلية مميزة أو تذكار يجعلك تبتسم.

ضع دفتر ملاحظات على مكتبك ليسهل عليك تدوين التذكيرات أو إضافة مهام إلى قائمة أعمالك. وجود دفتر ملاحظات في متناول يدك سيساعدك على تجميع المعلومات المهمة في مكان واحد.

ضع سلة مهملات تحت مكتبك أو بجانبه لتتمكن من التخلص فوراً من الأقلام الجافة والملاحظات وغيرها من الأشياء بمجرد انتهاء حاجتك إليها. والأفضل من ذلك، فكّر في إضافة صندوق صغير لإعادة التدوير لتتمكن من التخلص فوراً من المواد الورقية أو البلاستيكية التي لم تعد بحاجة إليها وفصلها لإعادة تدويرها.

يتطلب المكتب المرتب عناية منتظمة. بالإضافة إلى فرز الأوراق يوميًا، تفقد مكتبك باستمرار للتأكد من وجود كل ما تحتاجه. اجعل من عادة ترتيب مكتبك أسبوعيًا لضمان بقائه نظيفًا ومنظمًا.