プロのようにデスクを整理するための11のヒント

出典：https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-organize-your-desk

整理整頓された作業スペースを維持することは、見た目のためだけではなく、実際に生産性を向上させ、その日の最優先事項に集中することを可能にします。この記事では、整理整頓されたデスクの重要性について解説し、今日からデスクを整理整頓するための11の簡単なヒントをご紹介します。

デスク周りを整理整頓し、作業効率を高めるための簡単な方法をいくつかご紹介します。

デスクトップ上のものをすべて片付け、表面をしっかり掃除しましょう。パソコンの埃を払い、キーボードを拭きましょう。まっさらな状態で作業できるという感覚を味わってください。

パソコンとスマートフォンは必需品ですが、バインダークリップのトレイやペン30本入りのカップは本当に必要でしょうか？デスク周りの備品を、残しておきたいものと捨てたり譲ったりしたいものの2つの山に分けましょう。毎日使わないものは、デスクの引き出しに移すことを検討してみてください。デスクの表面は、毎日使う必需品のために確保しておきましょう。

机の上には、必要なものをそれぞれ専用の場所に置いておき、一日の終わりには必ず元の場所に戻すようにしましょう。また、書類を確認したりメモを取ったりできる空きスペースも確保しておくと良いでしょう。

デスクがオフィス用品を置く唯一のスペースである場合は、追加の収納スペースの確保を検討することをお勧めします。週に一度しか使わない書類などは、ファイルキャビネットに移すのが良いでしょう。ヘッドセット、充電器、参考書などは、近くの棚に置くことができます。掲示板は、付箋や重要なメモを貼るのに最適な場所です。整理整頓された収納スペースは、すっきりとしたデスクと同様に、効率的な時間節約につながります。

電子機器のケーブル類が足元に散乱しないように気をつけましょう。机の下にケーブルが絡まっていると、つまずいたり、デスクワークが不快になったりする可能性があります。ケーブルを整理して隠せるような備品に投資して、最優先事項に集中できるようにしましょう。

シンプルな受信トレイ／送信トレイがあれば、新しい締め切りや迫りくる締め切りを把握しやすくなり、完了した作業も管理しやすくなります。受信トレイには、デスクトップにある既存のドキュメントとは別に、新しい依頼が振り分けられます。ただし、直前の緊急依頼を見逃さないよう、毎日終業時に受信トレイを確認するようにしましょう。

机の上に置く書類は、現在進行中のプロジェクトや活動に関連するものだけにしましょう。重要かつ緊急なもの、緊急だが必ずしも重要ではないもの、重要だが必ずしも緊急ではないもの、緊急でも重要でもないものに分類してください。緊急でないものは、引き出し、ファイルキャビネット、または棚に移動させましょう。

スペースが限られていても、特別な家族写真や、思い出に残る記念写真を撮れる場所を確保しておきましょう。

机の上にノートを置いておけば、自分へのメモを書き留めたり、ToDoリストに項目を追加したりするのに便利です。ノートを手の届くところに置いておけば、重要な情報を一箇所にまとめて管理できます。

机の下か横にゴミ箱を置いて、乾いたペンやメモなどを不要になったらすぐに捨てられるようにしましょう。さらに良いのは、小さなリサイクルボックスを併設することです。そうすれば、不要になった紙やプラスチック製品をすぐに捨てて、リサイクル用に分別できます。

整理整頓されたデスクを維持するには、定期的な手入れが必要です。書類を毎日整理するだけでなく、デスクの中身をこまめにチェックして、必要なものがすべてそこにあるか確認しましょう。デスクを清潔で整理された状態に保つために、週に一度はデスクを片付ける習慣をつけましょう。