পেশাদারদের মতো আপনার ডেস্ক গোছানোর ১১টি টিপস

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-organize-your-desk থেকে সংগৃহীত

একটি গোছানো কর্মক্ষেত্র বজায় রাখা কেবল লোকদেখানো নয়, এটি প্রকৃতপক্ষে আপনার কর্মদক্ষতা বাড়াতে পারে এবং আপনাকে দিনের প্রধান কাজগুলিতে মনোযোগ দিতে সাহায্য করে। এই প্রবন্ধে, আমরা একটি গোছানো ডেস্ক থাকার গুরুত্ব নিয়ে আলোচনা করেছি এবং আজই আপনার ডেস্ক গুছিয়ে নিতে সাহায্য করার জন্য ১১টি সহজ টিপস শেয়ার করেছি।

আপনার ডেস্ক গুছিয়ে কর্মদক্ষতা বাড়ানোর কয়েকটি সহজ উপায় নিচে দেওয়া হলো:

আপনার ডেস্কটপ থেকে সবকিছু সরিয়ে ফেলুন এবং এর উপরিভাগটি ভালোভাবে পরিষ্কার করুন। আপনার কম্পিউটার থেকে ধুলো ঝেড়ে ফেলুন, কিবোর্ডটি মুছে নিন। কাজ করার জন্য একটি পরিষ্কার জায়গা পাওয়ার অনুভূতিটি লক্ষ্য করুন।

আপনার কম্পিউটার এবং ফোন তো রাখতেই হবে, কিন্তু আপনার কি বাইন্ডার ক্লিপের একটি ট্রে এবং ত্রিশটি কলমসহ একটি কাপের প্রয়োজন আছে? আপনার ডেস্কের জিনিসপত্র দুটি স্তূপে ভাগ করুন: যে জিনিসগুলো আপনি রাখতে চান এবং যেগুলো আপনি ফেলে দিতে বা দিয়ে দিতে চান। যে জিনিসগুলো আপনি প্রতিদিন ব্যবহার করেন না, সেগুলো ডেস্কের ড্রয়ারে সরিয়ে রাখার কথা ভাবতে পারেন। আপনার ডেস্কের উপরিভাগটি শুধুমাত্র দৈনন্দিন প্রয়োজনীয় জিনিসগুলোর জন্যই সংরক্ষিত থাকা উচিত।

আপনার ডেস্কটপে প্রতিটি প্রয়োজনীয় জিনিসের জন্য একটি জায়গা নির্দিষ্ট করুন এবং দিনের শেষে প্রতিটি জিনিস তার নির্দিষ্ট জায়গায় ফিরিয়ে রাখতে ভুলবেন না। এছাড়াও, কাগজপত্র পর্যালোচনা ও নোট নেওয়ার জন্য একটি ফাঁকা জায়গা রাখা উচিত।

অফিসের জিনিসপত্র রাখার জন্য আপনার ডেস্কটপই যদি একমাত্র জায়গা হয়, তবে আপনি অতিরিক্ত স্টোরেজের ব্যবস্থা করার কথা ভাবতে পারেন। যে ফাইলগুলো আপনি সপ্তাহে একবার ব্যবহার করেন, সেগুলো ফাইল ক্যাবিনেটে সরিয়ে রাখার জন্য ভালো উদাহরণ। হেডসেট, চার্জার এবং রেফারেন্স বই কাছাকাছি কোনো শেলফে রাখা যেতে পারে। আর পোস্ট-ইট এবং গুরুত্বপূর্ণ অনুস্মারক লাগানোর জন্য বুলেটিন বোর্ড একটি চমৎকার জায়গা। আপনার পরিষ্কার ডেস্কের মতোই গোছানো স্টোরেজ স্পেসও কার্যকরভাবে সময় বাঁচাতে পারে।

আপনার ইলেকট্রনিক তারগুলো যেন আক্ষরিক অর্থেই পায়ের নিচে না পড়ে। আপনার ডেস্কের নিচে যদি তারগুলো জট পাকিয়ে থাকে, তাহলে সেগুলো আপনাকে হোঁচট খাওয়াতে পারে অথবা ডেস্কে বসে থাকাটা অস্বস্তিকর করে তুলতে পারে। এমন সরঞ্জাম কিনুন যা এই তারগুলোকে গুছিয়ে রাখে ও লুকিয়ে ফেলে, যাতে আপনি আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলোতে মনোযোগ দিতে পারেন।

একটি সাধারণ ইনবক্স/আউটবক্স ট্রে আপনাকে নতুন ও আসন্ন ডেডলাইনগুলোর ওপর নজর রাখতে এবং আপনি কী কী কাজ সম্পন্ন করেছেন তার হিসাব রাখতে সাহায্য করতে পারে। একটি ইনবক্স আপনার ডেস্কটপে আগে থেকে থাকা ডকুমেন্টগুলো থেকে নতুন অনুরোধগুলোকে আলাদা করে রাখবে। শুধু খেয়াল রাখবেন, প্রতিদিনের শেষে আপনার ইনবক্সটি একবার দেখে নেবেন, যাতে শেষ মুহূর্তের কোনো জরুরি অনুরোধ আপনার চোখ এড়িয়ে না যায়।

আপনার ডেস্কটপে শুধুমাত্র সক্রিয় প্রকল্প এবং কার্যকলাপের সাথে সম্পর্কিত কাগজপত্রই থাকা উচিত। সেগুলোকে গুরুত্বপূর্ণ ও জরুরি, জরুরি কিন্তু অপরিহার্যভাবে গুরুত্বপূর্ণ নয়, গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু অপরিহার্যভাবে জরুরি নয়, এবং জরুরি নয় ও গুরুত্বপূর্ণ নয়—এই চারটি ভাগে ভাগ করুন। যা জরুরি নয়, তা ড্রয়ার, ফাইলিং ক্যাবিনেট বা শেলফে সরিয়ে রাখা যেতে পারে।

জায়গা সীমিত হলেও একটি বিশেষ পারিবারিক ছবির জন্য বা এমন কোনো স্মৃতিচিহ্নের জন্য জায়গা সংরক্ষণ করতে ভুলবেন না যা আপনাকে আনন্দ দেবে।

আপনার ডেস্কের উপরে একটি নোটবুক রাখুন, যাতে আপনি সহজেই নিজের জন্য অনুস্মারক লিখতে পারেন বা আপনার করণীয় কাজের তালিকায় বিষয় যোগ করতে পারেন। হাতের কাছে একটি নোটবুক থাকলে তা আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য এক জায়গায় গুছিয়ে রাখতে সাহায্য করবে।

আপনার ডেস্কের নিচে বা পাশে একটি ময়লার ঝুড়ি রাখুন, যাতে শুকিয়ে যাওয়া কলম, নোট এবং অন্যান্য জিনিসপত্র অপ্রয়োজনীয় হয়ে যাওয়ার সাথে সাথেই ফেলে দিতে পারেন। আরও ভালো হয়, একটি ছোট রিসাইক্লিং বিন যোগ করার কথা ভাবতে পারেন, যাতে আপনার আর প্রয়োজন নেই এমন কাগজ বা প্লাস্টিকের জিনিসপত্র সঙ্গে সঙ্গে ফেলে দিতে এবং রিসাইক্লিংয়ের জন্য আলাদা করতে পারেন।

একটি পরিপাটি ডেস্কের জন্য নিয়মিত যত্ন প্রয়োজন। প্রতিদিন কাগজপত্র গোছানোর পাশাপাশি, আপনার ডেস্কে যা কিছু আছে, তা ঠিকঠাক আছে কি না, তা নিশ্চিত করতে ঘন ঘন ডেস্কটি দেখে নিন। ডেস্কটি পরিষ্কার ও গোছানো রাখতে প্রতি সপ্তাহে এটি গোছানোর অভ্যাস করুন।