11 συμβουλές για το πώς να οργανώσετε το γραφείο σας σαν επαγγελματίας

Πηγή: https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-organize-your-desk

Η διατήρηση ενός οργανωμένου χώρου εργασίας δεν είναι απλώς για επίδειξη, μπορεί στην πραγματικότητα να βελτιώσει την παραγωγικότητά σας και να σας επιτρέψει να επικεντρωθείτε στις κορυφαίες προτεραιότητες της ημέρας σας. Σε αυτό το άρθρο, συζητάμε τη σημασία του να έχετε ένα οργανωμένο γραφείο και μοιραζόμαστε 11 εύκολες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε το γραφείο σας σήμερα.

Ακολουθούν μερικοί απλοί τρόποι για να οργανώσετε το γραφείο σας και να αυξήσετε την αποδοτικότητά σας:

Αφαιρέστε τα πάντα από την επιφάνεια εργασίας σας και καθαρίστε καλά την επιφάνεια. Ξεσκονίστε τον υπολογιστή σας, σκουπίστε το πληκτρολόγιο. Σημειώστε την αίσθηση ότι έχετε μια καθαρή επιφάνεια εργασίας.

Ο υπολογιστής και το τηλέφωνό σας πρέπει να μείνουν, αλλά χρειάζεστε μια θήκη με κλιπς για ντοσιέ και ένα φλιτζάνι με τριάντα στυλό; Ταξινομήστε τα είδη γραφείου σας σε δύο στοίβες: αντικείμενα που θέλετε να κρατήσετε και αντικείμενα που θέλετε να πετάξετε ή να χαρίσετε. Σκεφτείτε να μεταφέρετε τα είδη που δεν χρησιμοποιείτε καθημερινά σε ένα συρτάρι γραφείου. Η επιφάνεια του γραφείου σας θα πρέπει να προορίζεται για τα απαραίτητα καθημερινά.

Ορίστε έναν χώρο για κάθε απαραίτητο αντικείμενο στην επιφάνεια εργασίας σας και φροντίστε να επιστρέφετε κάθε αντικείμενο στη θέση του στο τέλος της ημέρας. Θα πρέπει επίσης να ορίσετε έναν ελεύθερο χώρο όπου μπορείτε να εξετάζετε έγγραφα και να κρατάτε σημειώσεις.

Αν η επιφάνεια εργασίας σας είναι ο μόνος χώρος που έχετε για να φυλάτε αντικείμενα γραφείου, ίσως θελήσετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να αποκτήσετε επιπλέον αποθηκευτικό χώρο. Τα αρχεία που αγγίζετε μία φορά την εβδομάδα αποτελούν καλά παραδείγματα αντικειμένων που μπορείτε να μεταφέρετε σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης. Ακουστικά, φορτιστές και βιβλία αναφοράς μπορούν να τοποθετηθούν σε ένα κοντινό ράφι. Και ένας πίνακας ανακοινώσεων είναι ένας εξαιρετικός χώρος για αυτοκόλλητα και σημαντικές υπενθυμίσεις. Οι οργανωμένοι χώροι αποθήκευσης μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο, όπως ακριβώς και το καθαρό σας γραφείο.

Μην αφήνετε όλα τα ηλεκτρονικά σας καλώδια να πέφτουν κάτω από τα πόδια σας – κυριολεκτικά. Αν υπάρχουν μπερδεμένα καλώδια κάτω από το γραφείο σας, θα μπορούσαν να σας κάνουν να σκοντάψετε ή απλώς να μην νιώθετε άνετα όταν κάθεστε στο γραφείο σας. Επενδύστε σε προμήθειες που οργανώνουν και κρύβουν αυτά τα καλώδια, ώστε να εστιάζετε στις κορυφαίες προτεραιότητές σας.

Μια απλή θήκη εισερχομένων/εξερχομένων μπορεί να σας βοηθήσει να παραμένετε ενημερωμένοι για τις νέες και επικείμενες προθεσμίες, καθώς και να παρακολουθείτε τι έχετε ολοκληρώσει. Μια θήκη εισερχομένων θα διαχωρίζει τα νέα αιτήματα από τυχόν έγγραφα που υπάρχουν ήδη στην επιφάνεια εργασίας σας. Απλώς φροντίστε να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας στο τέλος κάθε ημέρας, ώστε να μην χάνετε κανένα επείγον αίτημα της τελευταίας στιγμής.

Τα μόνα έγγραφα στην επιφάνεια εργασίας σας θα πρέπει να είναι σχετικά με έργα και δραστηριότητες που είναι ενεργές. Χωρίστε τα σε έγγραφα που είναι σημαντικά και επείγοντα, επείγοντα αλλά όχι απαραίτητα σημαντικά, σημαντικά αλλά όχι απαραίτητα επείγοντα και μη επείγοντα και όχι σημαντικά. Οτιδήποτε δεν είναι επείγον μπορεί να μετακινηθεί σε ένα συρτάρι, ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης ή ένα ράφι.

Ακόμα κι αν ο χώρος είναι περιορισμένος, φροντίστε να κρατήσετε μια θέση για μια ξεχωριστή οικογενειακή φωτογραφία ή ένα αναμνηστικό που θα σας κάνει να χαμογελάσετε.

Κρατήστε ένα σημειωματάριο πάνω στο γραφείο σας, ώστε να μπορείτε εύκολα να γράφετε υπενθυμίσεις για τον εαυτό σας ή να προσθέτετε πράγματα στη λίστα υποχρεώσεών σας. Έχοντας ένα σημειωματάριο κοντά σας, θα μπορείτε να διατηρείτε σημαντικές πληροφορίες συγκεντρωμένες σε ένα μέρος.

Τοποθετήστε έναν κάδο απορριμμάτων κάτω ή δίπλα στο γραφείο σας, ώστε να μπορείτε να πετάξετε αμέσως ξεραμένα στυλό, σημειώματα και άλλα αντικείμενα μόλις δεν τα χρειάζεστε πλέον. Ακόμα καλύτερα, σκεφτείτε να προσθέσετε έναν μικρό κάδο ανακύκλωσης, ώστε να μπορείτε να πετάξετε αμέσως χάρτινα ή πλαστικά αντικείμενα που δεν χρειάζεστε πλέον και να τα διαχωρίσετε για ανακύκλωση.

Ένα γραφείο χωρίς ακαταστασία απαιτεί τακτική συντήρηση. Εκτός από την καθημερινή ταξινόμηση χαρτιών, σαρώστε το γραφείο σας συχνά για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα απαραίτητα είναι εκεί. Αποκτήστε τη συνήθεια να ισιώνετε το γραφείο σας κάθε εβδομάδα για να διασφαλίζετε ότι παραμένει καθαρό και οργανωμένο.